Generalmente es muy común que las empresas subcontraten a otras para hacer servicios externos que no estén relacionados con sus procesos principales, tales como los servicios de limpieza y mensajería.
Pero con el avance de la tecnología, muchas organizaciones se han dedicado a contratar a terceros para actividades que impactan de forma directa en sus procesos de negocios, como son los de apoyo técnico o los de gestión administrativa.
El tipo de contratación mencionada, es la que se le conoce como Business Process Outsourcing o BPO, termino con el cual muchas empresas aún no se encuentran relacionadas, a pesar de que realizan tal práctica desde hace ya un tiempo.
Si quieres conocer todo lo relacionado con el BPO, cómo puede beneficiar a una empresa, y cómo puede afectar la externalización de los procesos de negocio, continúa leyendo este artículo donde te daremos todos los detalles necesarios para conocer a profundidad el tema.
Definición de Business Process Outsourcing
Cuando se habla de BPO nos referimos a la subcontratación de funciones o procesos de negocio que realiza una empresa a un proveedor de servicios especializados, por lo que serán las entidades externas contratadas las que se encarguen de actividades específicas de esta, que pueden tener un impacto en su negocio, para que de esa forma pueda mejorar su calidad, reducir sus gastos, y ver un aumento en su producción.
La aplicación de BPO se puede hacer en dos tipos de servicios:
Funciones empresariales internas
Se refiere a los servicios de administración de la empresa donde interviene un alto componente tecnológico, como lo son la facturación, procesos de compra y el mantenimiento de los recursos tecnológicos.
También se puede aplicar a los servicios que tienen relación con los clientes, como son la publicidad, el marketing o el servicio técnico, con la intención de que mejore su eficiencia en ello y que aumente su calidad, al tiempo de que su coste disminuye.
Cuando se aplica BPO dentro de las instalaciones la empresa que contrata el servicio, este servicio es conocido como BPO in-house, mientras que cuando se hace en las instalaciones de la prestadora de servicio, es conocido como BPO off-site.
Funciones empresariales externas
También es posible que la empresa que provee el servicio llegue a un acuerdo con la contratante, para así compartir los riesgos asociados con el servicio, ofreciéndoles un valor añadido, en cuyo caso se estaría hablando de Co-sourcing.
En cambio el outsourcing, puede no encontrarse localizado, lo que significa que este se realiza de manera externa, así que hasta es posible que se haga en otros países, algo muy habitual considerando el precio para las empresas, quienes se benefician de las condiciones económicas de los mismos, así como también hacen uno de mejores condiciones favorables.
Ventajas de BPO
Subcontratar algunos procesos o servicios en una empresa mediante un BPO puede aportarles distintas ventajas, entre las cuales destacan las siguientes:
1. Reducción de gastos
Esta es la ventaja más destacada del BPO para las empresas, ya que el contratar actividades y procesos determinados a un tercero, significa que la empresa contratante no necesita de personal dentro de su plantilla para ello, así como tampoco requiere de una estructura, por lo que esto significa una reducción en los costes relacionados con la contratación de personal, alquiler de locales, compra de equipos tecnológicos, etc.
La empresa que se encargue de proveer los servicios contratados, serán quienes tengan que disponer del personal cualificado para las distintas labores, así como también los que se relacionen con su infraestructura y la tecnología que se necesita para prestar el servicio.
2. Mejora la calidad
Quienes se ofrecen para BPO, son empresas especializadas en un sector en específico, por lo que cuentan con la experiencia, recursos e infraestructura para conseguir los mejores resultados de todo el mercado.
Los trabajadores de la empresa proveedora del servicio, deberán ser capacitados técnicamente para que de esa forma puedan ofrecer un servicio de mejor calidad y más eficiente, algo muy necesario en este sentido, ya que el BPO implica que los productos de una empresa aumenten de calidad, así como los servicios que estén ofreciendo.
Las empresas proveedoras no solo ofrecen los servicios para lo cual fueron contratadas, estas también hacen una reingeniería de los procesos de la contratante, a fin de que se puedan mejorar el flujo de trabajo, para así optimizarlos y que le permitan tener un rendimiento superior, con un precio, tiempo y esfuerzo inferior, a que si lo fuese hecho la empresa que solicitó el servicio.
3. Aumento de la eficacia
Mayormente el BPO se busca por la flexibilidad que este posee para la selección de los servicios de mayor relevancia, que en casi todos los casos son los que implican un mayor coste, o los que le estén generando menos ingresos a la empresa contratante.
Una vez seleccionada una empresa para contratar un BPO, la misma deberá darle acceso a lo último en tecnología sin que tenga que invertir nada en ella, para que de esa forma pueda luchar de manera óptima con la competencia de su mercado.
4. Fijar nuevos objetivos
Gracias a los BPO las empresas pueden fijarse nuevos objetivos o metas que sean más ambiciosas, ya que al no tener gastos de infraestructura, se pueden adaptar con mayor facilidad a los cambios, y tomar decisiones con más rapidez.
Inconvenientes de BPO
Aunque todo puede parecer perfecto, también hay algunos inconvenientes con los BPO, y que pueden ser los siguientes:
Significa un peligro para la privacidad de la empresa
Cuando se contrata a un tercero para encargarse de un servicio, se coloca en riesgo la información de la empresa contratante y las actividades que esta realiza, ya que esta deja de tener el control de los procesos que ahora están en mano de un proveedor externo, lo que podría significar el robo de información u otro tipo de amenazas.
La empresa no tendrá personal capacitado para el servicio contratado
Como se está contratando un BPO, la empresa contratante al final nunca tiene trabajadores capacitados para hacer lo servicios contratados, algo que puede ser muy desventajoso para ellas, ya que ante una situación de debilidad, no habrá quien se encargue de tales procesos.
Las empresas dependen siempre de proveedores
Con un BPO la empresa contratante siempre dependerá de un proveedor para hacer algunas labores de importancia, lo que significa un gasto superior, sobre todo si se les llama con mucha frecuencia.
Antes de utilizar BPO en una empresa, lo recomendable es hacer un estudio de las necesidades que posee, a fin de saber si vale la pena la contratación de tales servicios o no.
